2. Configuración¶
En esta parte de la documentación explicamos la configuración general de la plataforma
2.1. Primeros pasos¶
Aquí explicaremos los primeros pasos con la plataforma
2.1.1. Acceso al sistema¶
El sistema se suministra siempre con algunos usuarios ya creados.
Además de algunos usuarios que son necesarios para el funcionamiento del sistema, se proporciona un usuario con privilegios de administrador, que es el que utilizaremos para acceder al sistema por primera vez y para crear otros usuarios:
| Usuario | admin |
| Password | 1 |
Naturalmente una de las primeras cosas que tenemos que hacer es cambiar el password.
2.1.2. Configuración general¶
En Admin -> AppConfig encontramos la configuración general del sistema.
Más adelante explicamos más en detalle todas las opciones posibles pero, de momento, nos basta configurar el nombre de la empresa, subir un logo y configurar el servidor de correo saliente.
2.1.3. Crear las divisas¶
El siguiente paso consiste en crear las divisas que necesitemos.
Para cada divisa deberemos proporcionar su código iso de 3 letras y su código iso numérico (que se utiliza luego en las pasarelas de pago), además de un nombre.
En cada factura se guarda siempre el importe en la divisa de la misma, y también se guarda su contravalor en la divisa contable de la empresa.
En las líneas de cargo y en las reservas se guarda también el contravalor en la divisa de la empresa.
Aquí tenemos algunos ejemplos de códigos ISO de divisas:
| EUR | 978 |
| USD | 840 |
| GBP | 826 |
| RUB | 643 |
En el capítulo dedicado al cambio de divisas veremos que el sistema recoge el cambio automáticamente cada día desde el BCE.
IMPORTANTE
En este momento deberíamos ir a la configuración general del sistema e indicar la divisa contable. Una vez que hayamos creado reservas ya no podremos cambiarla!
2.1.4. Crear los impuestos¶
En este momento nos conviene crear los impuestos de valor añadido que nos afectan (IVA, IGIC).
Para ello iremos a Finnancials –> More –> VAT y los crearemos.
De momento es suficiente darles un nombre.
2.1.5. Crear el mapa geográfico¶
El siguiente paso consiste en crear al menos un resort (equivalente a ciudad o zoma) en la que ubicar nuestra primera oficina.
Para ello deberemos crear un país, un destino y un resort.
En el caso del país conviene utilizar el código ISO.
En el caso del resort podemos proporcionar, además del nombre, una lista de alias (nombres por los que también es conocida la localidad). Los alias los utilizamos depués en las búsquedas de disponibilidad.
Cuando creamos el mapa geográfico podemos crear también áreas. Una área es una lista de resorts que queremos agrupar bajo un mismo nombre, con vistas a utilizarlos después en las consultas de disponibilidad.
En el país debemos incluir esta información relativa a la gestión de traslados:
- Lista de aeropuertos que hay que considerar como nacionales
- Lista de códigos IATA separados por coma.
Y en los aeropuertos, que definimos como puntos de traslado, completaremos la información con los siguientes campos:
- Minutos para vuelos nacionales
Si es un aeropuerto, el nº de minutos que necesitan para facturar y pasar los controles ara vuelos nacionales.
Esto es, nº de minutos que tienen que estar en el aeropuerto, antes de la hora de salida del vuelo.
- Minutos para vuelos internacionales
Si es un aeropuerto, el nº de minutos que necesitan para facturar y pasar los controles para vuelos internacionales.
Esto es, nº de minutos que tienen que estar en el aeropuerto, antes de la hora de salida del vuelo.
2.1.6. Crear las empresas¶
QuoTravel es un sistema multiempresa.
Esto quiere decir que dentro de la misma base de datos pueden coexistir varias empresas diferentes, cada una con su contabilidad, pero compartiendo la base de datos de clientes, usuarios, etc.
De esta manera una oficina puede gestionar servicios independientemente de si luego serán facturados por una u otra empresa.
Naturalmente, si queremos mantener bases de datos estancas para cada una de nuestras empresas también es posible.
2.1.7. Crear las oficinas¶
Tanto la carga de producto como las reservas necesitan estar asociadas a una oficina, así que necesitamos crear al menos una.
Para cada oficina debemos proporcionar:
- Nombre
- El nombre de la oficina. Aparece después en los informes, o en los emails
- Localidad
- Donde está ubicada la oficina. Es necesaria para la correcta aplicación del IVA
- Aeropuerto por defecto para traslados
- Se utiliza para asignar un aeropuerto a los traslados que son punto a punto, ya que necesitamos que todos los servicios de traslado estén asignados a un aeropuerto para montar el calendario de traslados.
- Datos del servidor de email
Los utilizamos para todos los envíos de email realizados desde la oficina, como pueden ser solicitudes de servicio a los proveedores.qqq
- Host
- La dirección del servidor de correo saliente. Normalmente este dato lo proporcionará el departamento de sistemas
- Port
- El puerto del servidor de correo saliente. Normalmente este dato lo proporcionará el departamento de sistemas
- Usuario
- El usuario a utilizar para conectarse al servidor de correo
- Password
- El password a utilizar para conectarse al servidor de correo
- From
- El remitente (email) que aparecerá en los emails
- CC
- Si queremos que los emails se envíen con copia a una dirección. Aunque el sistema guarda un registro de los emails que se han enviado, algunas delegaciones prefieren que se envíe también una copia a una dirección porque les resulta más cómodo.
2.1.8. Crear una clave de facturación¶
Para poder facturar necesitamos asociar lo que facturamos a lo que llamamos clave de facturación (un equivalente a lo que en Microsoft Bussiness Central encontraremos como Grupos de Iva).
La clave de facturación, aparte de servirnos para generar informes y para agrupar los importes de una reserva o factura, nos proporciona la información necesaria para la correcta aplicación del IVA.
Para ello iremos a Finnancials –> More –> Billing concepts.
Así, para cada clave de facturación deberemos indicar:
- Código
- Un código alfanumérico
- Nombre
- Un nombre descriptivo
- Regla de localización
Se utiliza para aplicar correctamente el IVA.
En QuoTravel todos los importes que se manejan en la reserva son con IVA incluido.
En función de la regla de localización sabemos después como gestionar el IVA: si tiene IVA, si podemos ir por régimen general, si debemos permanecer en régimen especial, …
- Clasificación
- Aquí indicamos si esta clave se utiliza para un servicio de hotel, traslado, genérico, comisión o handling fee
2.1.9. Crear un mercado¶
Para poder crear creservas necesitamos asociarlas a un mercado.
En base al mercado sabemos luego que precios podemos aplicar a una reserva. Es pues un campo obligatorio de la reserva.
Para crear los mercados debemos utilizar la opción Biz –> Markets.
Para cada mercado debemos indicar únicamente un nombre.
2.1.10. Crear una tarifa¶
Para poder crear creservas necesitamos asociarlas a una tarifa.
En base ala tarifa sabemos luego que precios podemos aplicar a una reserva. Es pues un campo obligatorio de la reserva.
Para crear los mercados debemos utilizar la opción Portfolio –> Tariffs.
Para cada tarifa debemos indicar únicamente un nombre.
2.1.11. Crear un punto de venta¶
Todas las reservas están asociadas a un punto de venta o canal, así que deberemos crear al menos uno.
Normalmente crearemos uno para la web, otro para el xml, otro para el mostrador de la oficina, … según nos convenga.
Solo necesitamos darle un nombre, y aparecerá después en la reserva y en algunos informes.
2.2. Gestión de usuarios¶
En QuoTravel podemos crear tantos usuarios como necesitemos. Tenemos diferentes tipos de usuarios (usuario QuoTravle, usuario agencia, usuario proveedor, …) que podemos utilizar en función de que rol queremos asignar a ese usuario.
2.2.1. Crear usuarios¶
Para crear un usuario basta ir al mantenimiento de usuarios, en Admin –> Auth, y utilizar la opción New en cualquiera de los tipos de usuarios que hay disponibles.
Para el nuevo usuario podemos indicar:
- Login
- Código alfanumérico del usuario. Debe ser único. No se distinguen mayúsculas.
- Nombre
- El nombre completo del usuario
- Email del usuario. El usuario recibirá un email de bienvenida en esta dirección, con el password.
- Estado
Un usuario puede estar en uno de los siguientes estados:
Activo El usuario puede acceder al sistema Inactivo Hemos desactivado el usuario y no puede acceder al sistema Bloqueado Sucede tras haberse equivocado más de 10 veces al poner el password Caducado Ha pasado la fecha de caducidad. El usuario ya no puede acceder al sistema - Fecha de caducidad
- Aquí podemos indicar una fecha para la desactivación automática de este usuario. Después de esa fecha, el usuario pasará al estado Caducado y no podrá seguir accediendo a QuoTravel.
- Foto
- La foto del usuario
- Comentarios
- Comentarios de uso interno
A partir de aquí los campos dependen del tipo de usuario
- Agencia
- Si es un usuario de agencia
- Provedor
- Si es un usuario de un proveedor
- Punto de venta
- Si es un representante
- Comisionista
- Si es un representante
- Agencia
- Si es un representante
- Banco
- Si es un representante
- Aeropuerto
- Si es un usuario de aeropuerto
Al grabar el nuevo usuario se manda un email de bienvenida a la dirección de email con su password. El sistema obligará al usuario a cambiar el password en su primer acceso.
Tanto el email de bienvenida como el email de recuperación del password son personalizables en Admin –> AppConfig.
2.2.2. Recuperar el password¶
Si un usuario ha olvidado el pasword puede recuperarlo utilizando la opción Password olvidado que le aparece cuando va a acceder a QuoTravel.
El sistema le enviará entonces un email con una url para indicar un nuevo password.
El link que recibe el usuario tiene fecha de caducidad. No es eterno.
2.2.3. Modificar usuarios¶
A través del listado de usuarios podemos entrar en la ficha de cualquier usuario y modificar cualquiera de los campos salvo el login.
En la ficha del cliente podemos ver también la fecha y hora de su último acceso a QuoTravel, o el número de veces que se ha equivocado con el password.
2.2.4. Bloqueo de usuarios¶
Para proteger el sistema, si un usuario se equivoca de manera consecutiva 10 veces al intentar acceder al sistema, el usuario queda bloqueado.
Esto es así para evitar que alguien averigue los passwords utilizando un proceso automático.
Cuendo esto sucede, el usuario pasa a estado Bloqueado y hay que desbloquearlo entrando en la ficha del usuario y cambiando su estado a Activo.
2.3. Multiidioma¶
En QuoTravel hay muchos contenidos que son multiidioma.
Por ejemplo el nombre de un tipo de habitación, o la descripción de un hotel.
Aparte de modificarlos en los mantenimientos correspondientes, podemos gestionarlos aquí de manera centralizada.
2.3.1. Idiomas¶
Los idiomas soportados en QuoTravel son los siguientes:
| es | Español |
| en | Inglés |
| fr | Francés |
| de | Alemán |
| it | Italiano |
| ar | Árabe |
| cz | Chino |
| ru | Ruso |
En el caso de necesitar otro idioma hay que contactar con nosotros y solicitar su inclusión.
2.3.2. Traducciones¶
En Admin -> Translations podemos gestionar las traducciones de manera centralizada.
Podemos editar cada texto en los diferentes idiomas soportados, que hemos enumerado en el apartado anterior.
QuoTravel está integrado con Google para traducir los textos, aunque la fiabilidad es la del servicio de Google. Siempre es recomendable comprobar luego los textos.
2.4. Plantillas mailing¶
En QuoTravel es posible realizar envíos masivos de emails a clientes y proveedores.
En Admin -> Templates podemos crear, modificar o eliminar las plantillas que utilizaremos después para esos emails.
Para cada plantilla podemos indicar:
- Nombre
- Para identificar la plantilla
- Freemarker
- La plantilla se escribe utilizando freemarker.
2.4.1. Campos freemarker¶
Cuando construimos la plantilla hay una serie de campos que podemos incrustar, que enumeramos a continuación:
| businessname | Nombre de la empresa |
| logourl | Logo de la empresa |
| username | Nombre del usuario |
| useremail | Email del usuario |
| partnername | Nombre del cliente o proveedor |
| partneremail | Email del cliente o provedor |
Los campos disponibles dependen del entorno. Si estamos mandando un email a un usuario solo los campos relativos al usuario estará, disponibles, lo mismo cuando enviamos un email a un partner, etc.
2.5. Integraciones de compra¶
En Admin -> Integrations podemos mantener nuestras integraciones de compra.
QuoTravel “habla” la especificación abierta easytravelapi.
Eso quiere decir que necesita que el proveedor haya publicado sus servicios utilizando dicha especificación.
En caso contrario hay que desarrollar un traductor que se encargue de convertir las peticiones en formato easytravelapi que se envían desde QuoTravel a la especificación del provedor.
Dicho traductor no tiene porque desarrolarlo Quonext, aunque estamos encantados de hacerlo, sino que puede ser desarrollado por el departamento de IT de la agencia, por el proveedor del servicio o por un tercero.
Al final, esos traductores se resumen en una url y unas credenciales.
Así, por cada integración de compra deberemos definir:
- Nombre
- Para identificar la integración.
- Producto
- Para saber que reglas de negocio debemos aplicar a este producto.
- URL base
- Este dato nos lo deberá proporcionar el proveedor, o nuestro departamento de IT.
- Activa
- Podemos activar o desactivar una integración
- Servicios que provee
- La integración puede servir para comprar hoteles, traslados, excursiones. Aquí indicamos que servicios podemos comprar utilizando esta integración.
- Nº máximo de recursos por petición
- Este es un parámetro técnico. Sirve para indicar cuantos hoteles como máximo debemos pedir en las consultas de disponibilidad. Si hay más hoteles en la zona se realizarán varias peticiones en funcióin de este número.
2.6. Configuración general¶
En Admin -> AppConfig encontramos la configuración general del sistema.
Son aquellos valores que se definen una única vez para todo el sistema, y son valores que normalmente no se tocan o solo se tocan una vez.
Gran parte de los valores que aquí indicamos están destinados al departamento de IT.
Estos son los valores que podemos modificar:
- Nombre de la empresa
- Aparece luego en nuestra intranet, en documentos y en algunos emails.
- Logo de la empresa
- Igual que el nombre aparece luego en nuestra intranet, en documentos y en algunos emails.
- Servidor de email
QuoTravel utiliza un servidor de email para enviar y para recibir emails.
- Host SMTP
- La dirección del servidor SMTP
- Puerto SMTP
- El puerto del servidor SMTP
- Usuario email admin
- El usuario a utilizar para que el sistema envíe emails necesarios para el funcionamiento del sistema.
- Password email admin
- El password de la cuenta que el sistema envíe emails necesarios para el funcionamiento del sistema.
- Remitente email admin
- El remitente a utilizar en los emails que se envían desde el sistema.
- CC email admin
- Si queremos recibir copia de los emails que se envían desde el sistema.
- Host POP3
- La dirección del servidor POP3
- Puerto POP3
- El puerto del servidor POP3
- Usuario pop3
- El usuario a utilizar para accedder al servidor pop3.
- Password pop3
- El password a utilizar para accedder al servidor pop3.
- Email rebote
- A que cuenta hay que reenviar los emails cuando haya problemas.
- SMS
QuoTravel utiliza SMS para informar por ejemplo las horas de recogida a los clientes de traslados
- Habilitar Clickatell
- Para indicar si queremos utilizar Clickatell para el envío de SMS
- Clave Clickatell
- La clave a utilizar para acceder a la plataforma de Clickatell
- Plantillas
QuoTravel utiliza plantillas para todos los documentos e emails que se generan desde la plataforma.
De esta forma podemos personalizarlos.
Normalmente utilizamos XSL-FO para generar pdfs y Freemarker para generar el html que metemos en los emails.
- Xsl-fo para listados
- Se utilia para generar los pdf a partir de los listados
- Xsl-fo para contrato de hotel
- Se utiliza para generar el pdf para revisar / firmar el contrato de hotel
- Xsl-fopara contrato de traslado
- Se utiliza para generar el pdf para revisar / firmar el contrato de traslado
- Xsl-fo para el voucher
- Se utiliza para generar el voucher en formato pdf
- Xsl-fo para factura emitida
- Se utiliza para generar el pdf de una factura
- Xsl-fo para el mundo
- Se utiliza para generar un pdf con todo nuestro producto
- Xsl-fo para objeto
- Se utiliza para generar un pdf para cualquier objeto del sistema, con vistas a imprimirlo.
- Xsl-fo para listas de traslado
- Se utiliza para generar un pdf con una lista de traslados
- Xsl-fo para pedidos de compra
- Se utiliza para generar un pdf para un pedido de compra
- Freemarker para pedido de compra
- Se utiliza para generar el email para una pedido de compra
- Freemarker para SMS horario recogida
- Se utiliza para generar el SMS que enviamos a los clientes para informar la hora de recogida de los traslados
- Freemarker para email horario recogida
- Se utiliza para generar el email que enviamos a los hoteles para informar la hora de recogida de los traslados
- Freemarker para SMS horario recogida en español
- Se utiliza para generar el SMS que enviamos a los hoteles para informar la hora de recogida de los traslados cuanod el móvil es español (prefijo 34).
- CMS
Aquí indicamos la configuración necesaria para que funcione el gestor de contenidos
- Directorio configuración Nginx
- Aquí indicamos el path del firectorio donde deben crearse los ficheros de configuración de Nginx
- Comando para recargar Nginx
- Aquí indicamos el comando que debe ejecutarse cada vez que actualizamos la configuración de Nginx
2.7. Integración con ERP financiero¶
QuoTravel incluye un ERP financiero.
No obstante, permite la integración con un ERP externo de nuestra elección.
Esta integración puede hacese a varios niveles, como veremos ahora.
Toda esta configuración la encontramos al crear los planes contables.
2.7.1. Solo exportar asientos contables¶
En el nivel más bajo QuoTravel solo exporta los asientos contables.
Toda la operativa financiera (facturación, gestión de pagos, cierre de IVA) se realiza íntegramente en QuoTravel y, cuando se solicita, se genera un fichero con los asientos contables que reflejan las operaciones realizdas en QuoTravel.
Hay que recordar que podemos personalizar los asientos contables que generamos desde QuoTravel, cambiando su forma, los textos o añadiendo registros para la contabilidad analítica.
2.7.2. Exportar facturas y pagos¶
En el siguiente nivel mandamos al ERP financiero las facturas y cobros y pagos que hemos registrado en QuoTravel.
Los asientos los generará el ERP a partir de las operaciones que hemos exportado, y ya nos los veremos desde QuoTravel.
2.7.3. Exportar líneas de cargo¶
En el nivel más alto de integración QuoTravel deja en manos del ERP financiero todas la facturación y la gestión de cobros y pagos.
En este caso QuoTravel se “limita” a la carga de producto y a la gestión de las reservas.
Lo que se exporta al erp financiero son en este caso las líneas de cargo.
Las emisión de facturas a clientes, la validación de facturas de proveedores y la gestión de cobros y pagos hay que hacerlas en el ERP financiero.
2.7.4. Como implementar la integración¶
Para hacer la integración con el ERP financiero hay que implementar una interfaz que proporcionamos, y luego inyectar nuestro conector en nuestra instalación de QuoTravel.
Si la integración se implementa completamente podremos seguir viendo desde una reserva si ha sido facturada, si la hemos cobrado o si hemos pagado a los proveedores.