3. Negocio¶
3.1. Introducción¶
En esta área de QuoTravel encontramos lo relacionado con nuestros partners, que pueden ser agencias, proveedores o comisionistas.
La parte relativa a facturación y pagos la encontraremos en el área financiera de QuoTravel.
3.2. Agencias¶
En QuoTravel una agencia es el que nos hace reservas.
Para cada agencia podemos proporcionar los siguientes datos:
- Nombre
- El nombre con el que identificamos a esta agencia.
- Estado
Una agencia puede estar en un de los siguientes estados:
Activo La agencia puede hacer reservas Inactivo La agencia no puede hacer reservas Crédito excedido Ha superado alguno de los límites de crédito. No puede hacer reservas - Grupo
- Aquí podemos indicar el grupo de partners al que pertenece, si es el caso. Se utiliza luego en los contratos o en los markups, cuando indicamos que un contrato o markup es válido para un grupo de agencias.
- Central
- Aquí podemos indicar que partner es la central de este partner, cuando es una sucursal. Luego se utilizan los markups de la central para todas las sucursales.
- Mercado
- Cada agencia está ligada a un mercado por defecto. El mercado se utiliza para segmentar el producto. No obstante, veremos que a la hora de realizar una reserva podemos indicar cualquier mercado, para cualquier agencia. Por esta razón podemos dejar este campo vacío.
- Moneda
- Para cada agencia debemos indicar con que moneda quiere las reservas. En el caso de que una agencia acepte trabajar con las divisas de compra dejaremos el campo en blanco.
- Agente financiero
- Aquí indicamos los datos de facturación de un cliente. Al separar la parte operativa de la parte de facturación de las agencias y proveedores nos permite tener una balanza de pagos, compartir los datos de facturación entre diferentes agencias, etc.
- Empresa
- Una agencia pertenece a una empresa.
- Aquí indicamos el email de la agencia o proveedor. Lo utilizamos para mandarle llos vouchers y otras comunicaciones.
- Comentarios
- Este es un campo para poner nuestros comentarios. Es un campo para uso interno nuestro.
- Acepta reservas on request
- Si marcamos este campo le devolveremos hoteles aunque estén on request.
- Acepta PVP
- Si marcamos este campo le entregaremos precios con PVP obligatorio. Algunos hoteles marcan el PVP para conseguir paridad de precios, o para garantizar que los precios más baratos se encuentran en su web. No debemos marcar esta opción si la agencia no respetará los precios que marca el hotel.
- Acepta prodcto de terceros
- Si marcamos esta opción entregaremos a esta agencia el producto de integraciones de compra con terceros (por ejemplo Hotelbeds). Si no marcamos esta opción esta agencia solo verá el producto que tengamos cargado en QuoTravel en forma de contratos.
- Margen
- Aquí asignamos el margen que se debe utilizar con este cliente. El margen se aplica sobre los precios de compra, cuando no existe un contrato de venta que fije el precio. Un ejemplo típico es el del producto que obtenemos a través de una integración con un tercero, donde solo tenemos el precio de compra.
- Handling fee
- Aquí indicamos las reglas de hangling fee que hay que aplicar a las reservas realizadas por esta agencia.
- Condiciones de cancelación
- Aquí indicamos las condiciones de cancelación que aplican a esta agencia.
- Admite on request
- Lo marcaremos si esta agencia quiere disponibilidad aunque sea on request.
- PVP permitido
- Lo marcaremos si esta agencia repesta los PVP que le pasemos. Si no está marcada esta opción no le proporcionaremos precios que estén marcados como PVP obligatorio.
- Terceros permitidos
- Lo marcaremos si esta agencia quiere producto de terceros (producto que obtengamos a travñes de una integración xml).
3.3. Grupos de agencias¶
Los grupos de agencias los utilizamos para segmentar el producto.
Así, en los contratos podemos indicar si ese producto es visible para un grupo de agencias en lugar de ir agencia por agencia.
Podemos indicar también aquí unas reglas de markup, que serán las que se utilizarán por defecto para todas las agencias del grupo.
3.4. Mercados¶
Los utilizamos para segmentar el producto.
Cada agencia pertenece a un mercado y recibe los precios de los contratos que hemos marado como válidos para ese producto.
Crearemos por ejemplo mercado británico, alemán, nacional, …
No hay que confundirlo con el concepto de nacionalidad.
3.5. Líneas de producto¶
Cada contrato lo asignamos a una línea de producto.
Luego los márgenes los asignamos a una línea de producto.
De esta manera podemos indicar diferentes márgenes según una línea de producto.
Ejemplos de línea de producto podrían ser Baleares, Península, Hotelbeds, Sunhotels, …
3.6. Márgenes¶
Los márgenes nos sirven para indicar que reglas debemos aplicar para el cálculo de un precio de venta, cuando lo que tenemos es solo un contrato de compra.
Si existe un contrato de venta válido para nuestro cliente ese es el que manada pero, si solo tenemos un contrato de compra, todavía podemos obtener el precio de venta aplicando un margen, si es que existe alguno aplicable para nuestro cliente.
Para mantener nuestros márgenes debemos ir a CRM –> Revenue –> Markups.
Para cada conjunto de reglas de margen podemos indicar
- Nombre
- Para aque podamos identificarla después
- Activa
- Para indicar si esta regla está activa o no debe utilizarse
- Grupos de agencias
- A que partners deben aplicarse estas reglas
- Agencias
- A que agencias deben aplicarse estas reglas
Cada conjunto de reglas de markups tiene líneas de markup, que podemos mantener en CRM –> Revenue –> Markup lines
Para cada línea de markup podemos indicar
- Markup
- Regla de markup a la que pertenece
- Línea de producto
- Para que línea de producto es aplicable este margen
- Activa
- Si esta línea está activa
- Porcentaje
- Entre el mínimo y el máximo el margen se calcula aplicando este porcentaje sobre el precio de compra
La lógica de aplicación de margenes es:
- Si no existe un contrato de venta entonces intentamos conseguir el precio de venta aplicando un margen sobre el precio de compra
- Las reglas de margen están indicadas en la agencia o, si no, en el grupo de agencias
- Buscamos una línea de margen activa para el producto que estamos vendiendo
- Si existe esa línea aplicamos margen
- Si no existe esa línea no podemos vender ese producto
3.7. Handling fee¶
Con cada cliente podemos haber indicado un conjunto de handling fees.
Para definir un handling fee debemos ir a CRM –> Revenue –> Handling fees
Para cada cabecera de handling fee deberemos indicar
- Nombre
- Para identificarlo
- Concepto de facturación
- Para identificar los cargos y para saber que IVA hay que aplicar
Y para cada línea de handling fee deberemos indicar
- Rango de fechas
- Rango de fechas para las que es aplicable este handling fee. Se tiene en cuenta la fecha del inicio del servicio
- Mínimo pax para considerarlo un grupo
- Por debajo de este número aplicaremos las condiciones de reservas individuales. Por encima, las condiciones de reservas de grupo
- Mínimo habitaciones para considerarlo un grupo
- Por debajo de este número aplicaremos las condiciones de reservas individuales. Por encima, las condiciones de reservas de grupo
- Aplicable a reservas de hotel de producto propio
- Si está marcado aplicaremos el handling fee a las reservas donde el contrato no esté marcado como facturación directa. Esto es, hoteles que gestionemos nosotros e integraciones con terceros.
- Aplicable a reservas de hotel del touroperador
- Si está marcado aplicaremos el handling fee a las reservas donde el contrato si esté marcado como facturación directa. Esto es, contratos que solo tenemos en el sistema para controlar los cupos y los cierres.
- Aplicable a transfers
- Si está marcada esta opción el handling fee se aplicará a todas las reservas que incluyan el servicio de traslado.
- Por noche
- Si está marcado, todos los importes se multiplicarán por el nº de noches de la estancia
- Porcentaje
- Porcentaje a aplicar al percio de venta de la reserva para calcular el handling fee
- Divisa
- Divisa en que están indicados los precios
- Condiciones para reservas individuales
Aquí siguen los precios para el handling fee para el caso de las reservas individuales
- Importe por adulto
- Importe a aplicar por adulto
- Importe por niño
- Importe a aplicar por niño, si ha sido calificado como tal al valorar la reserva
- Importe por habitación
- Importe a aplicar por habitación
- Importe por reserva
- Importe a aplicar por reserva
- Condiciones para reservas de grupo
Aquí siguen los precios para el handling fee para el caso de las reservas que hemos calificado como grupo
- Importe por adulto
- Importe a aplicar por adulto
- Importe por niño
- Importe a aplicar por niño, si ha sido calificado como tal al valorar la reserva
- Importe por habitación
- Importe a aplicar por habitación
- Importe por reserva
- Importe a aplicar por reserva
3.8. Límites de crédito¶
Podemos limitar el riesgo que qeremos asumir con un cliente utilizando los límites de crédito.
Los límites de crédito los definimos a nivel general y luego los asignamos en cada cliente.
De esta manera, varios clientes pueden compartir un mismo límite de crédito.
Para mantener los límites de crédito debemos ir a CRM –> Límites de crédito
Para cada límite de crédito debemos proporcionar
- Nombre
- Para identificar este límite de crédito
- Tipo
- Puede ser sobre reservas o sobre facturación
- Límite
- Importe del riesgo
- Moneda
- Moneda en que está expresado el riesgo
- Restante
- Campo de salida que nos muestra el riesgo que hemos consumido
- Restante
- Campo de salida que nos muestra el margen que nos queda, antes de llegar al límite
- Porcentaje
- Campo de salida que nos muestra el porcentaje del riego que hemos consumido
- Umbral de notificación
- Con que importe consumido deben mandarse notificaciones por email
- Emails
- A que emails hay que notificar cuando se alcance el umbral de notificacón, o cuando se produzca una alteración en el estado del cliente relacionada con este límite de crédito.
Luego en el partner podemos indicar un límte de riesgo para producción (reservas no facturadas) y otro para facturación (facturas no pagadas).
3.9. Condiciones de pago¶
Para gestionar las diferentes condiciones de pago debemos ir a CRM –> Condiciones de pago
Para cada conjunto de condiciones de pago debemos indicar
- Nombre
- Para identificar este conjunto de condiciones de pago
- Líneas
El desglose de este conjunto de condiciones de pago
Para cada línea deberemos indicar
- Fecha de referencia
Fecha a tener en cuenta para saber cuando hay que pagar / cobrar
Puede ser
- Fecha de confirmación de la reserva
- Fecha de entrada de los clientes / inicio del servicio
- Fecha de salida e los clientes / fin del servicio
- Fecha de factura
- Release
- Nº de días en positivo o negativo a sumar a la fecha de referencia
- Días de pago
- Lista de días del mes o de la semana seprados por comas. El día 31 es el último día del mes. MTWXF para los días de la semana. Si coincide con fín de semana o festivo se pasa al siguiente día laborable.
- Porcentaje
- Porcentaje del importe a pagar. En el caso de tener como referencia la fecha de factura el importe base es el importe de la factura. En el resto de los casos el importe base es el importe del servicio
3.10. Condiciones de cancelación¶
Para mantener las condiciones de cancelación debermos ir a CRM –> Condiciones de cancelación
Siempre se aplica la opción más cara de las que coincidan.
Para cada conjunto de condiciones de cancelación deberemos indicar:
- Nombre
- Para identificar este conjunto de condiciones de cancelación
- Líneas
Las diferentes condiciones de cancelación.
Para cada línea deberemos indicar:
- Fecha inicio
- Esta línea es aplicable a las reservas con fecha de entrada posterior o igual a la fecha indicada
- Fecha final
- Esta línea es aplicable a las reservas con fecha de entrada anterior o igual a la fecha indicada
- Release
- Esta línea es aplicable a las reservas si el nº de noches hasta la entrada el cliente es igual o inferior al valor indicado
- Importe
- Importe fijo
- Moneda
- Moneda en que está expresado el importe
- Porcentaje
- Porcentaje sobre el importe de venta
- Noches
- En el caso de las reserva de hotel, el nº de noches a aplicar
- Que noches
En el caso de ser una reserva de hotel y haber expresado el coste de cancelación en nº de noches, que noches debemos utilizar para calcular el coste de cancelación.
Los posibles valores son:
- Primeras noches
- Últimas noches
- Las más baratas
- Las más caras
- Precio medio
3.11. Proveedores¶
En QuoTravel las reservas las enviamos a proveedores, que es quien después nos enviará facturas por sus servicios.
Para cada proveedor podemos proporcionar los siguientes datos:
- Nombre
- El nombre con el que identificamos a este proveedores.
- Estado
Un proveedor puede estar en un de los siguientes estados:
Activo La agencia puede hacer reservas Inactivo La agencia no puede hacer reservas - Moneda
- Para cada agencia debemos indicar con que moneda quiere las reservas. En el caso de que una agencia acepte trabajar con las divisas de compra dejaremos el campo en blanco.
- Agente financiero
- Aquí indicamos los datos de facturación de un cliente. Al separar la parte operativa de la parte de facturación de las agencias y proveedores nos permite tener una balanza de pagos, compartir los datos de facturación entre diferentes agencias, etc.
- Aquí indicamos el email de la agencia o proveedor. Lo utilizamos para mandarle llos vouchers y otras comunicaciones.
- Comentarios
- Este es un campo para poner nuestros comentarios. Es un campo para uso interno nuestro.
- Pagadero por
- Lo que pongamos en este campo aparecerá en los vouchers de los servicios proveidos por este proveedor.
- Condiciones de cancelación
- Aquí indicamos las condiciones de cancelación que aplican a este proveedor.
- Método de envío de pedidos
- Aquí indicamos como enviar los servicios a este proveedor.
- Dirección de envío de pedidos
- Aquí indicamos a que emails deben envarse los pedidos de compra
- Envío automático de pedidos
- Si lo marcamos los pedidos se enviarán automáticamente en cuanto se creen.
- Confirmación automática de pedidos
- Si lo marcamos los servicios se marcarán automáticamente como confirmados en cuanto se envíen.
3.12. Comisionistas (representantes)¶
En QuoTravel podemos definir comisionistas que son, básicamente, agentes que se llevan una comisión sobre una venta.
Para cada comisionista definiremos un nombre, su estado, y que agente finiero (datos de facturación) están relacionados con él.
También podemos indicar un reparto de comisiones. Esto es, si una parte de susu comisiones debe imputarse a otro agente de comisión. Es el caso por ejemplo de la guía que debe repartir sus comisiones con la recepción del hotel en el que ha hecho la venta.
3.13. Comisiones¶
Para mantener las comisiones tenemos que ir a CRM –> Comisiones
Las comisiones se aplican tanto a clientes como proveedores, y pueden convertirse en un descuento o en una comisión real con su iva correspondiente.
En ambos casos se genera una línea de cargo que facturaremos, utilizaremos para validar la factura del cliente, o se aplicará como un descuento en la factura.
En el caso de las reservas que son pago directo en el hotel será el único servicio que vamos a facturar, con lo que será la única línea de cargo existente en la reserva.
Las comisiones se van liquidando con cada reserva o pedido de compra.
Para cada comisión deberemos indicar:
- Nombre
- Para identificar este conjunto de reglas de comisiones
- Líneas
El desglose de las diferentes comisiones por producto
Para cada línea deberemos indicar
- Punto de venta
Para que punto de venta es aplicable este porcentaje.
Si este campo está vacío, este porcentaje es aplicable a cualquier agencia
- Producto
Para que producto es aplicable este porcentaje.
Si este valor está vacío este porcentaje es aplicable a cualquier producto
- Fecha inicio
- Esta comisión es aplicable a servicios con fecha de inicio mayor o igual a la fecha indicada
- Fecha fin
- Esta comisión es aplicable a servicios con fecha de inicio menor o igual a la fecha indicada
- Porcentaje
- El porcentaje de la comisión
- Base aplicación
- Si el porcentaje debe aplicarse sobre el total de la venta o sobre el margen bruto de la misma.
3.14. Cupones¶
Los cupones son descuentos concretos a aplicar sobre una venta.
El cupón puede representar un descuento porcentual, un descuento concreto o un precio final.
Para cada descuento que creemos podemos indicar:
- código del cupón
- nombre del cupón
- porcentaje
- importe máximo descuento
- importe descuento
- divisa del descuento
- si está activo
- precio final de la reserva
- cupo (cuantas veces se puede aplicar este descuento)
- booking window
El cliente actiuva el descuento al introducir el código del mismo cuando realiza la reserva.
También podemos aplicarlo directamente desde el backoffice.
Solo se admite un cupón por reserva.
Luego podemos consultar en que reservas se ha aplicado el descuento.